Progetta una stanza adatta al tuo evento [Idee di layout]

Suggerimenti di settore che dovresti sapere

Gli organizzatori di eventi sanno che il design e l'allestimento di una sala possono avere un impatto profondo. Pertanto, le sale devono essere organizzate e modificate a seconda delle necessità per ospitare diversi tipi di eventi. Se le persone si sentono a loro agio, si divertiranno di più, rimarranno più a lungo e consiglieranno la tua sede per eventi futuri.

Ecco alcuni suggerimenti su come allestire una sala per due degli eventi più comuni: banchetti e dibattiti.

Disposizione dei tavoli per banchetti e cene

Quando pianifichi la tua cena, considera il flusso della stanza. È importante che il personale di servizio possa accedere ai tavoli senza disturbare gli ospiti e che i partecipanti possano entrare e uscire dai tavoli con facilità.

Per questo motivo, tra gli altri, i tavoli rotondi sono spesso preferiti ai lunghi rettangoli. Confrontate queste due configurazioni di tavoli per eventi e capirete perché.

Opzione 1 per l'allestimento dell'evento: tavoli rettangolari per banchetti

Lunghe file di tavoli rettangolari sono una tipica disposizione dei tavoli per eventi come banchetti e cene tenuti da centri comunitari e piccole organizzazioni. Noto anche come "family style dining", questa opzione di disposizione dei banchetti ha migliaia di anni. Sebbene comune, questa disposizione non fornisce il miglior utilizzo dello spazio o offre la migliore esperienza per gli ospiti.

A causa della disposizione dei tavoli e sedie per banchetti, gli ospiti possono parlare solo con quelli seduti direttamente di fronte o accanto a loro, o con i pochi ospiti su entrambi i lati. È anche difficile per gli ospiti parlare con quelli seduti ad altri tavoli o anche con quelli seduti più in basso al tavolo.

Spostarsi tra i tavoli è difficile per i clienti e il personale di servizio, perché devono camminare fino a un'estremità del tavolo prima di passare a un'altra fila e poi risalire fino alla posizione desiderata.

Chi ha partecipato a cene con questa configurazione della sala probabilmente ricorda che era rumoroso e difficile sentire la persona seduta dall'altra parte del tavolo. Ciò è dovuto in parte al fatto che tutti sono rivolti verso una delle due direzioni, quindi la conversazione non si disperde per tutta la sala. Anche la disposizione dei tavoli dei banchetti non è ideale perché chi si trova in fondo alla sala deve camminare molto per raggiungere il cibo.

Nonostante gli svantaggi, i tavoli rettangolari sono ancora un'impostazione popolare per i banchetti e sono spesso usati come tavolo principale in eventi formali e cene di nozze. Quando gli ospiti d'onore sono seduti a tavoli rettangolari, spesso sono seduti solo su un lato del tavolo, di fronte al resto degli ospiti.

Opzione 2 per l'allestimento dell'evento: tavoli rotondi per banchetti

Una configurazione più pratica utilizza tavoli rotondi distanziati in tutta la stanza. In questo modo gli ospiti possono conversare con tutti i presenti al tavolo (fino a 10 persone) invece che con poche persone.

È anche più facile per gli ospiti mescolarsi con quelli degli altri tavoli e per il personale del banchetto servire gli ospiti. In questa disposizione della sala, i tavoli del banchetto sono anche più facilmente accessibili a tutti nella sala, soprattutto se il cibo è appoggiato a una parete centrale anziché a un'estremità.

Inoltre, la conversazione a cena sarà più facile con tutti gli ospiti seduti a un tavolo particolare. Tutti possono parlare tra loro da un lato all'altro del tavolo. Inoltre, la stanza sarà meno rumorosa e poiché le persone sono rivolte in diverse direzioni, il suono può essere disperso in tutta la stanza.

SUGGERIMENTO PRO:

Per sfruttare al meglio la disposizione di un tavolo da banchetto rotondo, assicurati che ci siano almeno quattro piedi tra ogni tavolo per consentire agli ospiti di muoversi comodamente nella stanza. Dovrebbero esserci 24 pollici di spazio libero dietro ogni sedia quando viene spinta fuori in modo che gli ospiti e il personale di servizio possano muoversi liberamente senza urtare gli schienali delle sedie.

FATTO DIVERTENTE:

I tavoli rotondi spesso occupano la stessa quantità di metri quadrati per persona dei tavoli rettangolari. Un tavolo rotondo da 60 pollici può ospitare in genere 8 persone, proprio come un tavolo rettangolare da 30 x 96 pollici, ed entrambi occupano circa 20 piedi quadrati.

Stili di allestimento delle sale riunioni per conferenze e dibattiti

Se il tuo evento include un gruppo di esperti, vuoi assicurarti che possano rivolgersi l'uno all'altro pur rimanendo visibili al pubblico. Ecco perché consigliamo un allestimento unico di tavoli e posti a sedere per questo tipo di evento.

Opzione di configurazione 1 – Pannelli

Molte organizzazioni organizzano tavole rotonde con i relatori seduti in linea retta di fronte al pubblico. Ciò rende difficile per i relatori vedersi e la maggior parte trascorre la discussione girata da una parte o dall'altra piuttosto che rivolta verso il pubblico. Questo formato richiede inoltre che il moderatore si sieda da una parte o dall'altra, il che gli rende difficile vedere tutti i relatori.

Opzione di configurazione 2 – Pannelli

Un'opzione migliore è quella di disporre tre tavoli a forma di U in modo che i relatori possano parlare direttamente tra loro e restare comunque visibili al pubblico. Questa configurazione potrebbe anche mettere a proprio agio gli oratori e aiutarli a sentirsi come se stessero discutendo o incontrandosi tra loro, anziché essere messi in mostra. Ciò consente anche ai partecipanti di vedere meglio il moderatore. Il moderatore può camminare liberamente tra i tavoli, stare di lato o persino stare in mezzo ai tavoli.

SUGGERIMENTO PRO:

Se hai le capacità tecniche, metti una telecamera al centro dei tavoli e riproduci un video in tempo reale su uno schermo in modo che i membri del pubblico nella parte posteriore possano vedere le espressioni facciali dei relatori.

Cosa succede se si vogliono utilizzare tavole rotonde durante un dibattito? Utilizza i posti a sedere stile cabaret.

Mobili per eventi adatti alle migliori idee di layout per eventi

Questi suggerimenti possono aiutarti seleziona l'arredamento giusto per l'evento per la tua location e progetta la disposizione delle sale che renderà i tuoi eventi più riusciti che mai.

Se i tuoi mobili per eventi non creano la giusta atmosfera o non si adattano alla disposizione della sala richiesta dai tuoi eventi, forse è il momento di un upgrade. Acquista mobili di alta qualità e personalizzabili tavoli degli eventi, sedie per banchetti, e anche piste da ballo di MityLite.

Incontra l'autore

Jaycee Morrill

Collaboratore

Jaycee, con una laurea in User Experience Design e oltre 6 anni di esperienza nel marketing, è specializzata in outreach per organizzazioni non-profit, ospitalità e franchising. Offre spunti su come massimizzare il valore dei prodotti MITY Inc.