Suggerimenti di settore che dovresti sapere
Gli organizzatori di eventi sanno che la progettazione e l'allestimento di una sala possono avere un impatto profondo. Pertanto, le stanze dovrebbero essere organizzate e modificate secondo necessità per ospitare diversi tipi di eventi. Se le persone si sentono a proprio agio, si divertiranno di più, resteranno più a lungo e consiglieranno la tua sede per eventi futuri.
Ecco alcuni suggerimenti su come allestire una sala per due degli eventi più comuni: banchetti e tavole rotonde.
Banchetti e Cene
Quando pianifichi la tua cena, considera il flusso della stanza. È importante che il personale di servizio possa accedere ai tavoli senza disturbare gli ospiti e che i partecipanti possano entrare e uscire dai tavoli con facilità.
Per questo, tra gli altri, i tavoli rotondi vengono spesso preferiti ai lunghi rettangoli.
Allestimento comune – Banchetti
Si tratta di una tipica sala allestita per banchetti e cene organizzati da centri comunitari e piccole organizzazioni. Sebbene comune, questa configurazione non garantisce il miglior utilizzo dello spazio né la migliore esperienza per gli ospiti.
A causa della disposizione dei tavoli, gli ospiti possono parlare solo con chi è seduto direttamente davanti o accanto a loro. È anche difficile per gli ospiti parlare con quelli seduti agli altri tavoli perché devono camminare fino a un'estremità del tavolo prima di passare a un altro tavolo.
Coloro che hanno partecipato a cene con questa disposizione della stanza probabilmente ricordano che era rumorosa e difficile sentire la persona seduta dall'altra parte del tavolo. Questo perché tutti sono rivolti in una delle due direzioni, quindi la conversazione non è dispersa in tutta la stanza. Anche la disposizione dei tavoli del banchetto non è ideale perché quelli in fondo alla sala devono camminare molto per raggiungere il cibo.
Allestimento Consigliato – Banchetti
Una configurazione più pratica utilizza tavoli rotondi distanziati in tutta la stanza. In questo modo gli ospiti possono conversare con tutti i presenti al tavolo (fino a 10 persone) invece che con poche persone.
È anche più facile socializzare con quelli degli altri tavoli. In questa disposizione della stanza, anche i tavoli del banchetto sono più accessibili, soprattutto se il cibo è appoggiato su una parete centrale anziché su un'estremità.
Inoltre, la stanza sarà meno rumorosa e la conversazione a cena sarà più semplice perché le persone sono rivolte in diverse direzioni e il suono viene disperso in tutta la stanza.
SUGGERIMENTO PRO:
Assicurarsi che ci siano almeno quattro piedi tra ciascun tavolo per consentire agli ospiti di muoversi comodamente nella stanza. Dovrebbero esserci 24 pollici di spazio aperto dietro ogni sedia quando viene estratta in modo che gli ospiti e il personale di servizio possano muoversi liberamente senza urtare lo schienale delle sedie.
FATTO DIVERTENTE:
I tavoli rotondi spesso occupano la stessa quantità di metri quadrati per persona dei tavoli rettangolari. Un tavolo rotondo da 60 pollici può ospitare in genere 8 persone, proprio come un tavolo rettangolare da 30 x 96 pollici, ed entrambi occupano circa 20 piedi quadrati.
Discussioni del panel
Con un gruppo di esperti, vuoi assicurarti che possano parlarsi a vicenda pur essendo visibili al pubblico. Ecco perché consigliamo un layout unico.
Configurazione comune – Pannelli
Molte organizzazioni organizzano tavole rotonde con i relatori seduti in linea retta di fronte al pubblico. Ciò rende difficile per i relatori vedersi e la maggior parte trascorre la discussione girata da una parte o dall'altra piuttosto che rivolta verso il pubblico. Questo formato richiede inoltre che il moderatore si sieda da una parte o dall'altra, il che gli rende difficile vedere tutti i relatori.
Configurazione consigliata – Pannelli
Un'opzione migliore è mettere tre tavoli a forma di U in modo che i relatori possano parlare direttamente tra loro ed essere comunque visibili al pubblico. Questa configurazione potrebbe anche mettere a proprio agio i relatori e aiutarli a sentirsi come se stessero discutendo o incontrandosi tra loro piuttosto che essere messi in mostra. Ciò consente anche ai partecipanti di vedere meglio il moderatore. Il moderatore può camminare liberamente attorno ai tavoli, stare da una parte o anche stare in mezzo ai tavoli.
SUGGERIMENTO PRO:
Se hai le capacità tecniche, metti una telecamera al centro dei tavoli e riproduci un video in tempo reale su uno schermo in modo che i membri del pubblico nella parte posteriore possano vedere le espressioni facciali dei relatori.
Questi suggerimenti possono aiutarti a selezionare i mobili giusti per la tua sede e a progettare le stanze che renderanno i tuoi eventi più riusciti che mai.
