Consejos de la industria que debe saber
Los planificadores de eventos saben que el diseño y la configuración de una sala pueden tener un impacto profundo. Por lo tanto, las salas deben organizarse y modificarse según sea necesario para acomodar diferentes tipos de eventos. Si las personas se sienten cómodas, se divertirán más, se quedarán más tiempo y recomendarán su lugar para futuros eventos.
Estos son algunos consejos sobre cómo configurar una sala para dos de los eventos más comunes: banquetes y mesas redondas.
Banquetes y Cenas
Al planificar su cena, tenga en cuenta el flujo de la sala. Es importante que el personal de servicio pueda acceder a las mesas sin interrumpir a los invitados y que los asistentes puedan entrar y salir de sus mesas con facilidad.
Por esta razón, entre otras, a menudo se prefieren las mesas redondas a los rectángulos largos.
Montaje Común – Banquetes
Este es un salón típico acondicionado para banquetes y cenas que realizan los centros comunitarios y pequeñas organizaciones. Aunque es común, esta configuración no brinda el mejor uso del espacio ni ofrece la mejor experiencia para los invitados.
Debido a la disposición de las mesas, los invitados solo pueden hablar con los que están sentados directamente frente a ellos o junto a ellos. También es difícil para los invitados hablar con los que están sentados en otras mesas porque deben caminar hasta un extremo de la mesa antes de cruzar a otra mesa.
Aquellos que han asistido a cenas con esta configuración de sala probablemente recuerden que era ruidoso y difícil escuchar a la persona sentada al otro lado de la mesa. Esto se debe a que todos miran en una de dos direcciones, por lo que la conversación no se dispersa por toda la sala. La ubicación de las mesas del banquete tampoco es ideal porque los que están en la parte trasera de la sala deben caminar un largo camino para llegar a la comida.
Montaje recomendado: banquetes
Una configuración más práctica utiliza mesas redondas espaciadas por toda la sala. De esta manera, los invitados pueden conversar con todos en su mesa (hasta 10 personas) en lugar de solo con unas pocas personas.
También es más fácil mezclarse con los de otras mesas. En este diseño de sala, las mesas del banquete también son más accesibles, especialmente si la comida se coloca contra una pared central en lugar de en un extremo.
Además, la sala será menos ruidosa y la conversación durante la cena será más fácil porque las personas miran en varias direcciones diferentes y el sonido se dispersa por toda la sala.
CONSEJO PROFESIONAL:
Asegúrese de que haya al menos cuatro pies entre cada mesa para permitir que los invitados se muevan cómodamente por la habitación. Debe haber 24 pulgadas de espacio abierto detrás de cada silla cuando se empuja para que los invitados y el personal de servicio puedan moverse libremente sin golpear los respaldos de las sillas.
HECHO DE LA DIVERSIÓN:
Las mesas redondas a menudo ocupan la misma cantidad de pies cuadrados por persona que las mesas rectangulares. Una mesa redonda de 60" normalmente tiene capacidad para 8 personas, al igual que una mesa rectangular de 30"x96", y ambas ocupan aproximadamente 20 pies cuadrados.
Paneles de discusión
Con un panel de expertos, desea asegurarse de que puedan dirigirse entre sí sin dejar de ser visibles para la audiencia. Es por eso que recomendamos un diseño único.
Configuración común: paneles
Muchas organizaciones organizan paneles de discusión con los oradores sentados en línea recta frente a la audiencia. Esto dificulta que los panelistas se vean entre sí y la mayoría pasan la discusión girados hacia un lado o hacia el otro en lugar de mirar hacia la audiencia. Este formato también requiere que el moderador se siente en un extremo o en el otro, lo que le dificulta ver a todos los panelistas.
Configuración recomendada: paneles
Una mejor opción es poner tres mesas en forma de U para que los panelistas puedan hablar directamente entre sí y seguir siendo visibles para la audiencia. Esta configuración también puede hacer que los oradores se sientan cómodos y ayudarlos a sentir que están teniendo una discusión o reuniéndose entre ellos en lugar de ser exhibidos. Esto también permite a los participantes ver mejor al moderador. El moderador puede caminar libremente alrededor de las mesas, pararse a un lado o incluso pararse en el medio de las mesas.
CONSEJO PROFESIONAL:
Si tiene la capacidad técnica, coloque una cámara en el centro de las mesas y reproduzca video en tiempo real en una pantalla para que los miembros de la audiencia en la parte de atrás puedan ver las expresiones faciales de los oradores.
Estos consejos pueden ayudarlo a seleccionar los muebles adecuados para su lugar y diseñar salas que hagan que sus eventos sean más exitosos que nunca.
