Dicas do setor que você deve saber
Os planejadores de eventos sabem que o design e a configuração de uma sala podem ter um impacto profundo. Portanto, as salas devem ser organizadas e alteradas conforme necessário para acomodar diferentes tipos de eventos. Se as pessoas se sentirem confortáveis, elas se divertirão mais, ficarão mais tempo e recomendarão seu local para eventos futuros.
Aqui estão algumas dicas sobre como preparar uma sala para dois dos eventos mais comuns – banquetes e painéis de discussão.
Banquetes e Jantares
Ao planejar seu jantar, considere o fluxo da sala. É importante que os atendentes possam acessar as mesas sem atrapalhar os convidados e que os participantes possam entrar e sair de suas mesas com facilidade.
Por esta razão, entre outras, as mesas redondas são frequentemente preferidas aos retângulos longos.
Configuração Comum – Banquetes
Esta é uma típica sala preparada para banquetes e jantares realizados por centros comunitários e pequenas organizações. Embora comum, essa configuração não proporciona o melhor aproveitamento do espaço nem oferece a melhor experiência aos hóspedes.
Devido à disposição das mesas, os convidados só podem conversar com quem está sentado à sua frente ou ao lado deles. Também é difícil para os convidados conversarem com os que estão sentados em outras mesas porque eles devem caminhar até uma das extremidades da mesa antes de passar para outra mesa.
Aqueles que participaram de jantares com esta configuração de sala provavelmente se lembram de que era barulhento e difícil ouvir a pessoa sentada do outro lado da mesa. Isso ocorre porque todos estão voltados para uma das duas direções, de modo que a conversa não fica dispersa pela sala. A colocação das mesas de banquete também não é a ideal porque quem está no fundo da sala deve percorrer um longo caminho para chegar à comida.
Configuração recomendada – Banquetes
Uma configuração mais prática utiliza mesas redondas espaçadas pela sala. Desta forma, os convidados podem conversar com todos na sua mesa (até 10 pessoas) em vez de apenas com algumas pessoas.
Também é mais fácil misturar-se com os de outras mesas. Neste layout de sala, as mesas de banquete também são mais acessíveis, principalmente se a comida for colocada contra uma parede central e não em uma das extremidades.
Além disso, a sala ficará menos barulhenta e a conversa durante o jantar será mais fácil porque as pessoas estão voltadas em várias direções diferentes e o som fica disperso por toda a sala.
DICA PRO:
Certifique-se de que haja pelo menos um metro e meio entre cada mesa para permitir que os convidados se movimentem confortavelmente pela sala. Deve haver 60 centímetros de espaço aberto atrás de cada cadeira quando ela for empurrada para fora, para que os hóspedes e a equipe de serviço possam se mover livremente sem bater nas costas das cadeiras.
FATO ENGRAÇADO:
As mesas redondas geralmente ocupam a mesma quantidade de metros quadrados por pessoa que as mesas retangulares. Uma mesa redonda de 60” normalmente acomoda 8 pessoas – assim como uma mesa retangular de 30” x 96” – e ambas ocupam cerca de 20 pés quadrados.
Painel de Discussão
Com um painel de especialistas, você deseja garantir que eles possam se comunicar uns com os outros e ao mesmo tempo permanecer visíveis para o público. É por isso que recomendamos um layout exclusivo.
Configuração Comum – Painéis
Muitas organizações organizam painéis de discussão com os palestrantes sentados em linha reta, de frente para o público. Isto torna difícil para os painelistas se verem e a maioria passa a discussão virada para um lado ou para o outro, em vez de encarar o público. Este formato também exige que o moderador se sente de um lado ou de outro, o que torna difícil para ele ver todos os palestrantes.
Configuração recomendada – Painéis
A melhor opção é colocar três mesas em forma de U para que os palestrantes possam conversar diretamente entre si e ainda assim ficarem visíveis para o público. Essa configuração também pode deixar os palestrantes à vontade e ajudá-los a sentir que estão discutindo ou se reunindo, em vez de serem exibidos. Isso também permite que os participantes vejam melhor o moderador. O moderador pode andar livremente pelas mesas, ficar de lado ou até mesmo ficar no meio das mesas.
DICA PRO:
Se você tiver capacidade técnica, coloque uma câmera no centro das mesas e reproduza vídeo em tempo real em uma tela para que o público que está atrás possa ver as expressões faciais dos palestrantes.
Essas dicas podem ajudá-lo a selecionar os móveis certos para o seu local e projetar salas que tornem seus eventos mais bem-sucedidos do que nunca.
