Come creare un business plan per una location per eventi: 10 passaggi

Per lanciare con successo una location per eventi è necessaria una tabella di marcia chiara. Un business plan ben strutturato ti aiuterà a capire come far sì che la tua location si distingua dalle altre nella tua zona.

Che tu voglia convertire un magazzino in una location per matrimoni o costruire uno spazio polivalente da zero, creare un business plan per la location del tuo evento è un passaggio fondamentale per ottenere finanziamenti, concretizzare la tua visione ed evitare errori costosi.

Questa guida completa ti guiderà nella creazione di un solido business plan per la location del tuo evento, spiegando tutto ciò che devi fare per scegliere l'arredamento più adatto al tuo spazio.

Cosa includere nel business plan di una location per eventi

Un business plan completo per la sede di un evento è progettato per aiutarti a prendere le decisioni più consapevoli e allo stesso tempo per attrarre potenziali investitori e finanziatori.

1. Sintesi: Comunica il concept della tua location, le opportunità di mercato, i punti salienti finanziari e le esigenze di finanziamento in 1-2 pagine. Il riepilogo esecutivo dovrebbe apparire in cima al tuo business plan come panoramica. Lo scriverai dopo aver completato il piano, perché vuoi assicurarti che riassuma accuratamente tutti i dettagli del tuo piano.
2. Ricerca di mercato: Un'analisi della domanda locale, dei modelli stagionali, dei concorrenti e dei prezzi, nonché dei profili dei clienti target.
3. Concetto di sede e modello di business: Una panoramica del tipo di locale, del posizionamento di nicchia, del modello di fatturato e dei principali fattori differenzianti.
4. Servizi e prezzi: I tuoi pacchetti principali, le opzioni aggiuntive e le politiche relative a depositi, cancellazioni e danni.
5. Disposizione e piano di capacità: Una panoramica delle zone spaziali, del flusso di traffico e dei calcoli della capacità in base al tipo di evento.
6. Piano operativo: La struttura del personale, i flussi di lavoro giornalieri dell'evento e i sistemi efficienti di allestimento/smontaggio con un adeguato stoccaggio.
7. Piano di marketing e vendite: Il tuo funnel di prenotazione clienti, canali promozionali, partnership e risorse di vendita.
8. Piano finanziario: Costi di avviamento, spese operative mensili, proiezioni di fatturato per 3-5 anni e analisi del punto di pareggio.
9. Piano di sicurezza e rischio: Requisiti di conformità (permessi, limiti di occupazione e ADA), esigenze assicurative e strategie di mitigazione del rischio.
10. Cronologia del lancio: Le tue tappe fondamentali prima del lancio e le priorità del mese di apertura.

10 passaggi per creare un business plan per una location per eventi

Il tuo business plan è il tuo modello per il successo in un mercato altamente competitivo. Utilizza questi dieci passaggi per definire la tua strategia per il successo.

Fase 1: definire il concetto di location e il modello di business

Per iniziare, definisci esattamente cosa stai costruendo e come intendi generare entrate.

Tipo di luogo e nicchia

Decidi se vuoi concentrarti su una tipologia di location principale, come matrimoni, eventi aziendali o uno spazio in affitto multifunzionale. Puoi anche scegliere una location speciale, come un fienile, un magazzino, un rooftop, un edificio storico o un altro ambiente a tema.

Definisci la tua nicchia all'interno di quella categoria unica. Cosa ti distinguerà dagli altri? Offri un'opzione conveniente o una location di lusso? Sarà considerata la location ideale per eventi aziendali o il luogo perfetto per un'estetica degna di Instagram?

Anche se puoi adattarti a diversi eventi, cercare di soddisfare ogni singola occasione rischia di indebolire il tuo marchio e di confondere i tuoi clienti.

Cliente target

Siate specifici su chi volete servire, perché ogni cliente ha le sue esigenze uniche e specifiche. Le vostre decisioni aziendali, i servizi offerti e il personale devono essere in linea con le esigenze e le aspettative specifiche di questi clienti.

Ad esempio, gli organizzatori di eventi aziendali necessitano di una location che offra attrezzature audiovisive affidabili e un allestimento rapido. Le organizzazioni non profit puntano sulla convenienza, mentre gli organizzatori di eventi sociali necessitano di soluzioni di allestimento flessibili.

Ognuno di questi clienti richiede attrezzature, spazi, prezzi e forme di ospitalità unici. Raramente qualcuno riesce a soddisfare tutte le esigenze di tutti. Valuta attentamente il tipo di eventi in cui ritieni di eccellere nella gestione.

Modello di ricavi

Allo stesso modo, il tuo modello di fatturato dovrebbe essere in linea con il pubblico con cui ti relazioni:

• Solo noleggio: Il cliente affitta lo spazio ed è responsabile di tutti gli allestimenti dell'evento. Questo modello è ideale per i clienti attenti al budget e che vogliono organizzare l'evento in autonomia, e comporta anche minori costi operativi.
• Basato su pacchetti: Offrite offerte a più livelli con caratteristiche come arredamento e configurazione. Questo garantisce la flessibilità necessaria per soddisfare le esigenze specifiche dei clienti, pur definendo chiaramente prezzi e aspettative.
• Tutto compreso: Questa tariffazione genera il fatturato più elevato e comporta anche le aspettative più elevate da parte del cliente, tra cui la sede, il catering, il coordinamento e altri servizi.
• Ibrido: Puoi scegliere di offrire una tariffa di noleggio base con servizi aggiuntivi.

Differenziatori

Valuta attentamente cosa ti permetterà di distinguerti dalle altre sedi e dai servizi offerti. Sarai riconosciuto per la sua accessibilità? Offrirai servizi specializzati?

Oppure vuoi essere conosciuto per la tua capacità di organizzare eventi in giornata?

Puoi ritagliarti una nicchia di mercato offrendo una cucina professionale, una sala verde e uno spazio per cerimonie all'aperto. Oppure diventando l'unica struttura locale in grado di gestire una capienza maggiore. Puoi scegliere di distinguerti e attrarre clienti che apprezzano i dettagli più raffinati. Offri attrezzature di qualità, adatte a contratti di appalto, note per durare 15-20 anni, in modo che le persone associno il tuo marchio all'eccellenza.

Fase 2: Ricerca il tuo mercato e i tuoi concorrenti

Una ricerca di mercato accurata è fondamentale per il successo del tuo locale, perché ti aiuta a prevenire costose supposizioni e a individuare opportunità che i tuoi concorrenti potrebbero lasciarsi sfuggire.

Domanda locale e stagionalità

Cerca su Google Trends le location per matrimoni più vicine e studia i calendari delle prenotazioni dei concorrenti. Analizza le attività commerciali locali, i congressi, gli eventi aziendali e le tendenze stagionali, come lauree e balli di fine anno.

Conoscere la scena locale e questi cicli stagionali ti aiuta a prevedere di conseguenza fatturato e personale.

Prezzi e offerte della concorrenza

Fai ricerche sui siti web dei tuoi concorrenti, richiedi preventivi e prendi nota della loro capacità, dei servizi, dei prezzi, della qualità e varietà degli arredi e delle recensioni dei clienti. Scopri su quali vantaggi strategici puoi concentrarti.

Utilizza Google Keyword Planner per scoprire le lacune nelle offerte della concorrenza, sia in termini di flessibilità, prezzo o altri valori aggiunti.

Profilo del cliente ideale

Fase 3: Pianifica lo spazio, la disposizione e la capacità

Una pianificazione intelligente degli spazi ti consente di massimizzare le tue prenotazioni, bilanciando al contempo il comfort degli ospiti e l'efficienza operativa.

Zone spaziali e flusso

Suddividi la sede in zone funzionali: spazio principale per l'evento, area di ingresso o reception, catering, zona di preparazione o servizio, servizi igienici, guardaroba e aree riservate al personale.

Pianifica le uscite di emergenza in conformità con le norme antincendio. Progetta le zone in base allo scopo della tua sede. Per spazi flessibili, combina pareti divisorie mobili, ingressi separati per più eventi, ecc. 

Capacità per tipo di evento

Per determinare la capienza per diversi eventi, calcola la capienza in base a una cena con tavoli rotondi, un cocktail di benvenuto, file a platea e una disposizione a classe. Sottrai 20–30% dalla tua metratura per tenere conto di corridoi, buffet, bar, piste da ballo e spazio libero richiesto. Ricordati di includere i requisiti antincendio e ADA.

Esigenze di flessibilità

Il tuo spazio deve adattarsi con il minimo sforzo. Se stai cercando di ospitare diverse tipologie di eventi in un lasso di tempo limitato, assicurati di pianificare come passare da una riunione aziendale a un'aula scolastica. O come passare rapidamente da una cerimonia nuziale al ricevimento che segue. 

Arredi leggeri e resistenti facilitano l'adattabilità, insieme a efficienti sistemi di stoccaggio, carrelli porta-mobili e planimetrie predefinite, facili da realizzare rapidamente per i vostri team.

Fase 4: Definisci i tuoi servizi, pacchetti e policy

Livelli e politiche di servizio chiari prevengono malintesi e massimizzano i potenziali ricavi per ogni prenotazione.

Pacchetti principali

Crea pacchetti a più livelli. Ad esempio, puoi offrire pacchetti base, standard, premium e personalizzati, con dettagli chiari su ciò che offre ogni livello.

Grazie a pacchetti chiaramente identificati, i clienti capiscono che pagano un extra per comodità e qualità.

Componenti aggiuntivi e aggiornamenti

È possibile ottenere entrate aggiuntive tramite orari prolungati, una scelta di mobili extra, apparecchiature audiovisive, biancheria e articoli decorativi, servizio bar o accesso alla cucina per il catering, accesso anticipato per le decorazioni e stanze o spazi esterni aggiuntivi.

Politiche

Le vostre policy devono essere chiaramente definite in modo che i clienti sappiano cosa aspettarsi. Queste policy possono includere:

• Depositi non rimborsabili per garantire una data
• Saldo residuo dovuto entro un tempo stabilito prima dell'evento
• Cancellazioni scaglionate in base al momento della notifica
• Deposito cauzionale restituito se non si verificano incidenti
• Addebiti per straordinari per eventi che si svolgono oltre l'orario di fine contrattuale
• Requisiti assicurativi per determinati eventi di capacità di consumo di alcol

Fase 5: Crea il tuo piano operativo

Delinea come funzionerà la tua sede giorno per giorno. Un piano operativo chiaro crea allineamento tra i membri del team, soprattutto quando il lavoro diventa intenso o sorgono problemi imprevisti.

Ruoli del personale

Il tuo team principale probabilmente include una combinazione dei seguenti elementi:

Flusso di lavoro del giorno dell'evento

Il flusso di lavoro varia a seconda dell'evento e della struttura operativa specifica. Molto probabilmente, include l'allestimento pre-evento, seguendo le planimetrie per la disposizione degli arredi, il collaudo delle apparecchiature audiovisive e l'allestimento mobile. Il coordinatore dell'evento gestisce i clienti, si occupa della risoluzione dei problemi e si occupa dei dettagli dell'evento. In seguito, tutto viene smontato e immagazzinato, e vengono ispezionati eventuali danni, inclusa una visita guidata al cliente.

Piano di installazione/smontaggio e stoccaggio

L'efficienza è il fulcro di un'attività di successo. Tavoli pieghevoli, sedie impilabili e l'utilizzo di carrelli portaoggetti dedicati, con etichettatura e modelli adeguati per le configurazioni più comuni sono tutti elementi essenziali per un funzionamento fluido.

Fase 6: aggiungere un piano di sicurezza e di gestione dei rischi

Affrontare in anticipo la sicurezza e i rischi protegge la tua attività, i tuoi ospiti e il tuo personale, rispettando al contempo i requisiti di legge.

Requisiti di sicurezza e conformità

In qualità di proprietario di un locale, devi identificare, comprendere e rispettare le normative relative al tipo di locale e alla sua ubicazione, che possono includere:

Pianificazione della prevenzione dei rischi

Sarà necessaria una chiara strategia di mitigazione per affrontare rischi quali infortuni degli ospiti, danni alla proprietà, incidenti correlati all'alcol, controversie contrattuali e disagi dovuti alle condizioni meteorologiche.

Tale strategia dovrebbe includere il mantenimento di un'adeguata copertura assicurativa, l'esecuzione di sopralluoghi pre-evento, la richiesta di depositi cauzionali, l'applicazione dei termini di responsabilità e selezionare mobili di alta qualità che soddisfa gli standard di sicurezza commerciali.

Fase 7: creare un piano di marketing e vendite

Il tuo piano di marketing dovrebbe definire chiaramente in che modo i potenziali clienti scopriranno, valuteranno e prenoteranno la tua sede.

Funnel di prenotazione

Mappa il percorso del cliente, dalla consapevolezza iniziale all'interesse generale, alla considerazione, fino alla decisione di prenotare un evento. Questo processo di marketing è progettato per creare messaggi e processi per coltivare i potenziali clienti in ogni fase: da quando ti scoprono per la prima volta fino a quando sono nel processo decisionale attivo.

Canali

Dovrai gestire la SEO locale per garantire la presenza online della tua location. Gestirai la tua presenza su Google Business Profile, incluse immagini e recensioni. Inoltre, costruisci una rete di relazioni con organizzatori di eventi, servizi di catering, reparti risorse umane, fornitori di servizi per matrimoni e ogni altro contatto rilevante che possa contribuire a creare un percorso professionale verso la tua location.

Assicurati che la tua presenza online includa i social media, l'email marketing tramite newsletter e LinkedIn per i collegamenti agli eventi aziendali.

Attività di vendita

Gli elementi visivi sono fondamentali in questo settore, quindi assicurati di avere fotografie professionali di diversi allestimenti e layout per eventi. Rendi disponibile il listino prezzi del tuo pacchetto con inclusioni e componenti aggiuntivi chiari. Considera l'idea di un tour virtuale online, testimonianze e casi di studio per condividere i risultati positivi.

Fase 8: stimare i costi e creare proiezioni finanziarie

Proiezioni finanziarie realistiche sono essenziali per garantire finanziamenti e gestire il flusso di cassa durante la crescita della tua attività.

Costi di avviamento

Il tuo investimento iniziale includerà la messa in sicurezza del tuo spazio, che si tratti di un affitto, di un acconto o dell'acquisto completo, oltre a eventuali lavori di ristrutturazione necessari. Avrai bisogno di mobili e attrezzature per allestire la struttura, oltre ai permessi, alle licenze e alle assicurazioni necessarie per operare legalmente.

Considerate il marketing e il branding per far circolare la notizia. Tenete a disposizione almeno 3-6 mesi di riserve operative per coprire le spese mentre costruite lo slancio.

Costi operativi mensili

Le spese correnti includeranno l'affitto o il mutuo, le utenze e l'assicurazione. Saranno inoltre previsti costi di abbonamento mensile al software che supporterà le operazioni, la contabilità e altri processi aziendali, oltre agli stipendi mensili del personale.

Budget per manutenzione e riparazioni, marketing per attrarre nuovi clienti e commissioni per i tuoi fornitori preferiti.

Ipotesi di fatturato

Proietterai regolarmente i tuoi ricavi in base alla tariffa media di noleggio per evento e al numero di eventi mensili che intendi prenotare. Tieni conto delle fluttuazioni stagionali, delle tariffe per i diversi pacchetti e di altri ricavi aggiuntivi.

Proiezioni di base

Crea proiezioni mensili per il primo anno, poi per il secondo e il terzo. Monitora il tuo fatturato per tipo di evento per capire cosa sta trainando la tua attività. Calcola il tuo utile lordo al netto dei costi diretti e l'utile netto al netto di tutte le spese.

Pianifica il tuo flusso di cassa per identificare quando, e se, potresti aver bisogno di iniezioni di capitale. Esegui un'analisi del punto di pareggio per sapere esattamente quando la tua struttura diventerà redditizia.

Fase 9: Scegli i tipi di eventi che ospiterai

È importante identificare i principali tipi di eventi che puoi eseguire in modo impeccabile per farti un nome.

Tipi di eventi principali da prendere di mira:

Come i tipi di evento influenzano il layout e il personale

Ogni evento ha esigenze specifiche. Per gli eventi aziendali, i posti a sedere possono essere utilizzati in diverse aree dello stesso evento, da quelli in aula a quelli a teatro, fino a quelli a tutto tondo. Il tuo team potrebbe dover cambiare la disposizione dei posti ogni due ore.

I matrimoni potrebbero richiedere arredi diversi per la cerimonia e il ricevimento. Le feste sociali spesso includono allestimenti per cocktail o lounge con mobili più leggeri.

Il numero di personale può dipendere molto dalle dimensioni dell'evento e dalla frequenza con cui sarà necessario riorganizzare la disposizione dei posti a sedere.

Fase 10: scrivere il riepilogo esecutivo

Ora che hai sistemato i dettagli del tuo business plan, sei pronto a scrivere il riepilogo esecutivo e a inserirlo all'inizio del piano.

Il riepilogo esecutivo dovrebbe contenere:

I potenziali investitori e finanziatori leggeranno questo documento prima del resto del tuo business plan per decidere innanzitutto il loro livello di interesse.

Pronto a costruire la location per il tuo evento?

Con il tuo business plan in dieci fasi, hai a disposizione una tabella di marcia per definire il tuo posizionamento sul mercato e lanciare la tua attività con successo. Ora è il momento di effettuare gli investimenti necessari nella sede e nelle forniture.

L'arredamento che scegli per il tuo locale è una dichiarazione di allineamento tra il tuo marchio e i tuoi clienti ideali. La scelta mobili di qualità contract Progettato per durare, supporta un modello aziendale che richiede tempi di installazione rapidi senza sacrificare durata, sicurezza, estetica e comfort per gli eventi dei tuoi clienti.

FAQ

Cosa dovrebbe includere un business plan per una location per eventi?

Il tuo business plan dovrebbe essere completo, dimostrando di aver pensato a ogni dettaglio. Includi un riepilogo esecutivo come panoramica del piano, facile da consultare per investitori o finanziatori. Aggiungi dettagli importanti come analisi di mercato, informazioni sulla disposizione della sede, le tue idee per servizi e prezzi e proiezioni finanziarie.

Di quanti soldi hai bisogno per avviare un'attività di gestione di locali?

I costi di avviamento variano notevolmente, da una ristrutturazione a una costruzione completa da zero, a seconda della posizione e delle dimensioni. L'avvio di una piccola struttura con meno di 100 ospiti e una ristrutturazione minima può costare anche solo $50.000, mentre una nuova costruzione potrebbe superare i $500.000.

Come guadagnano i locali che organizzano eventi?

Le location per eventi generano entrate attraverso canoni di affitto, pacchetti di servizi, componenti aggiuntivi premium, commissioni di catering e noleggio di attrezzature.

Gli eventi aziendali e i matrimoni tendono a generare i margini di profitto più elevati, in particolare per le location che offrono sistemi di arredamento flessibili e tempi di consegna rapidi, che massimizzano il fatturato per metro quadro.

Quanto dovrei chiedere per affittare la mia location?

Informatevi sui prezzi della concorrenza locale per stabilire tariffe di base. Definite il prezzo in base alla capacità, alla metratura, alla posizione e alla domanda del mercato. Il valore attribuito ai diversi servizi in diverse località varia notevolmente.

Come faccio a calcolare la capienza della sede del mio evento?

Il calcolo della capienza deve essere basato sulla configurazione del singolo evento. Misurare la metratura utile, dividerla per la capienza adeguata per persona e sottrarre 20-30% da tale metratura per tenere conto di corridoi, aree buffet, piste da ballo e autorizzazioni di emergenza richieste.

Di quali licenze, permessi e assicurazioni ha solitamente bisogno una sede per eventi?

I requisiti per licenze e permessi variano a seconda della località, ma in genere includono:

Incontra l'autore

Jaycee Morrill

Collaboratore

Jaycee, con una laurea in User Experience Design e oltre 8 anni di esperienza nel marketing, è specializzata nella sensibilizzazione di organizzazioni non profit, del settore alberghiero e del franchising. Offre spunti su come massimizzare il valore dei prodotti MITY Inc.