Die fünf versteckten Fallen beim Kauf von Klapptischen in großen Mengen

Es ist 6:30 Uhr morgens.

Die Konferenz beginnt in neunzig Minuten. Ihr Facility-Team lädt die Wagen aus, stellt Banketttische auf, richtet die Sitzplätze im Seminarraum ein und bereitet einen Raum vor, der im Laufe der Woche noch dreimal umgestaltet wird.

In Einrichtungen wie Ihrer werden nur wenige Möbelstücke mit so vielen Aufgaben betraut. Klapptisch Er erscheint im Laufe eines Monats bei Konferenzen, Gemeindeveranstaltungen, Mitarbeiterschulungen, Banketten und unzähligen anderen Anlässen.

Leider viele Organisationen Klapptische in großen Mengen kaufen auf der Grundlage falscher Kriterien.

Beim Versuch, eine gute Geschäftsentscheidung zu treffen, bürden sie sich höhere Ersatzkosten, frustrierte Aufbauteams, beschädigte Möbel und jahrelange betriebliche Probleme auf.

Du verdienst Besseres. Bevor du dir den nächsten Klapptisch kaufst, lass uns kurz rausgehen. Ich erzähle dir, was ich mir gewünscht hätte, jemand hätte es mir früher gesagt.

Fehler #1: Fokussierung nur auf den Kaufpreis

Kennen Sie das? Man schlendert mit der Kundenkarte in der Hand durch den örtlichen Großmarkt, von Dutzenden Menschen vorgedrängelt, die alle als Erste die begehrten Artikel ergattern wollen. Man ist versucht, alles Mögliche zu kaufen – von Slush-Eis-Maschinen und 100er-Packs Batterien bis hin zu Matratzen mit Komfortauflage und Drift-Dreirädern –, einfach weil es alle um einen herum in ihren Einkaufswagen haben. In letzter Zeit fällt uns auf, dass sich immer mehr billige Klapptische in die Regale schleichen. Bevor Sie jetzt die großen Einkaufswagen schnappen und sie mit Schnäppchentischen für die kommende Veranstaltungssaison beladen, denken Sie daran:

Ein extrem niedriger Preis mag zwar verlockend sein, doch der günstigste Tisch ist nicht immer die wirtschaftlichste Wahl. Wenn Sie sich von der spontanen Kauflust leiten lassen, kaufen Sie am Ende womöglich denselben billigen Tisch zweimal oder sogar noch öfter.

Sie sind lange genug in dieser Branche, um zu wissen, dass die alte Weisheit stimmt: Qualität hat ihren Preis. Billige Tische verschleißen schneller. Scharfe Tischkanten bleiben an Hemden hängen. Oberflächen verkratzen leicht, und Sie müssen Tischwäsche kaufen. Die Tischbeine lockern sich, und Ihre Gäste müssen sich mit den Ellbogen abstützen, damit der Tisch stabil steht. Irgendwann muss Ihre Einrichtung ihre Möbel ersetzen. Bei günstigen Tischen werden Sie diese leider viel früher austauschen müssen als erwartet.

Ein hochwertiger Klapptisch mag in der Anschaffung teurer sein, bietet aber langfristig niedrigere Kosten durch höhere Langlebigkeit, geringeren Wartungsaufwand und weniger Ersatzkäufe. Lassen Sie sich bei der Auswahl eines Tisches nicht vom verlockenden Duft von Hotdogs aus dem Food Court leiten. Berücksichtigen Sie neben dem Kaufpreis auch die Garantiebedingungen, die Verarbeitungsqualität und die zu erwartende Lebensdauer.

Jeder billige Tisch schickt irgendwann eine Rechnung. Sie kommt nur später an.

Fehler #2: Versäumnis, den Auf- und Abbau von Veranstaltungen für Ihr Team zu vereinfachen

Der Einkaufsausschuss ist begeistert von den neuen Tischen.

Das Facility-Team fürchtet sie.

Im Ballsaal wirken sie unter den frisch bezogenen Tischdecken, den üppigen Gestecken und dem sanften Kerzenlicht makellos. Hinter den Kulissen sieht es ganz anders aus. Die Tische sind schwerer als erwartet. Transportwagen ruckeln über Türschwellen und unebene Böden. Auf- und Abbau dauern länger als geplant. Jede Bewegung erfordert mehr Kraftaufwand als nötig.

Diese Diskrepanz ist erstaunlich häufig: Diejenigen, die Klapptische auswählen, sind selten diejenigen, die sie bewegen.

Unterdessen bewegen die Mitarbeiter der Veranstaltungsabteilung, die Reinigungskräfte, die Freiwilligen und die Aushilfskräfte diese Tische das ganze Jahr über tausende Male. Ein paar Kilo mehr mögen auf dem Datenblatt unbedeutend erscheinen. Doch nach dem Be- und Entladen, Lagern und Umstellen von Dutzenden Tischen vor jeder Veranstaltung summieren sich diese Kilos schnell.

Bei der Auswahl von Klapptischen sollten Sie nicht nur auf Aussehen und Preis achten. Leichtbauweise, zuverlässige Beinverriegelung und einfache Manövrierbarkeit sparen unzählige Arbeitsstunden und entlasten die Helfer, die jede Veranstaltung ermöglichen.

Denn der beste Klapptisch ist nicht der, der vier Stunden lang gut aussieht. Es ist der, den Ihre Mitarbeiter auch nach viertausend Mal Umstellen noch zu schätzen wissen.

Fehler #3: Wahl des falschen Tisches für den Platz

Nicht jeder Raum braucht den gleichen Tisch.

Wenn man mit dem Laptop in der Hand einen Schulungsraum betritt, erwartet man freie Sicht, eine Steckdose, die Möglichkeit, Notizen zu machen, und genügend Platz, um sich zwischen den Reihen zu bewegen. Ein Bankettsaal sollte einladend und übersichtlich gestaltet sein. Ein Anmeldebereich benötigt einen reibungslosen Ablauf. Ein Buffet muss gut zugänglich sein. Ein Mehrzweckraum muss all diese Funktionen möglicherweise schon vor dem Wochenende erfüllen können.

Kürzlich besuchte ich ein Hochzeitsessen, bei dem Dutzende lange Tische dicht an dicht standen, um den Platz auszunutzen. Man konnte sich kaum zwischen den Tischen bewegen. Obwohl eine Getränkebar die Gäste einlud, das Lieblingsgetränk der Braut zu probieren, und eine Eisbar den Minz-Schokoladen-Eisbecher des Bräutigams anbot, kam niemand an die Getränke heran. Der Taco-Truck wartete geduldig draußen. Die Leute warfen ihre leeren Teller dem ahnungslosen Trottel zu, der am Fußende des Tisches stand, anstatt sie in den Mülleimer zu werfen.

Ohne die vielen Leute würden die Tische problemlos passen. Aber so funktionieren Veranstaltungen nun mal nicht.

Rechteckige Klapptische Schaffen Sie Struktur und nutzen Sie die Bodenfläche effizient. Setzen Sie sie in Klassenzimmern, Schulungsräumen, Besprechungsräumen, Buffets, Anmeldebereichen und Backstage-Bereichen ein. Runde Tische Sie eignen sich für Bankette, Hochzeiten, Spendenaktionen und formelle Abendessen, weil sie die Konversation fördern und die Atmosphäre des Raumes auflockern.

Eine einzige Tischform kann nicht alles leisten.

Vor dem Kauf von Klapptischen, Denken Sie nicht nur an die benötigte Sitzplatzanzahl. Überlegen Sie auch, wie der Raum genutzt werden muss, wo sich die Personen aufhalten werden, welche Bereiche für das Personal zugänglich sein müssen und wie häufig die Raumaufteilung geändert wird.

Für viele Einrichtungen ist die beste Lösung nicht ein einziger Universaltisch. Vielmehr ist es eine durchdachte Kombination verschiedener Tischformen, die Ihrem Team die Flexibilität gibt, den Raum gleich beim ersten Mal richtig einzurichten.

Denn es wäre doch schade, wenn all das Minz-Schokoladeneis verschwendet würde.

Fehler #4: Lagerung und Transport vergessen

Die neuen Tische treffen planmäßig ein.

Ihr Team lädt sie aus, bewundert sie und beginnt zu planen, wo sie eingesetzt werden sollen.

Dann stellt jemand die Frage, die während des Kaufprozesses niemand in Betracht gezogen hat:

“Wo sollen wir sie unterbringen?”

In diesem Moment verlagert sich der Fokus des Projekts von der Anschaffung der Möbel hin zu deren Verwaltung.

Ihr Abstellraum ist bereits überfüllt. Ihr Tisch Karren Sie passen nur knapp durch die Tür. Ihre Mitarbeiter beginnen, Geräte umzustellen, um Platz zu schaffen. Jemand lehnt ein paar Tische “nur vorübergehend” an die Wand.”

Sechs Monate später führen diese vermeintlichen Schnelllösungen zu alltäglichen Frustrationen.

Die Mitarbeiter verbringen zusätzliche Zeit damit, Tische aus überfüllten Lagerräumen zu schleppen. Sie manövrieren Wagen durch enge Flure und um Hindernisse herum. Sie suchen nach Equipment, das scheinbar nie an seinem Platz ist. Dabei werden Tischkanten beschädigt, Oberflächen zerkratzt, und die Aufbauteams verlieren vor jeder Veranstaltung wertvolle Zeit.

Die meisten Organisationen konzentrieren sich darauf, wie sich die Tische während einer Veranstaltung bewähren.

Du weißt es besser.

Tische verbringen 90 Prozent ihrer Lebensdauer mit Lagern, Umstellen, Stapeln, Transportieren und Ausladen, nur 10 Prozent damit, Gästen als Gäste zu dienen. Jeder Schritt in diesem Prozess beeinflusst Effizienz, Arbeitsaufwand und die Lebensdauer der Möbel.

Bevor Sie eine Bestellung aufgeben, gehen Sie die Wege ab, die Ihre Mitarbeiter nehmen werden. Messen Sie die Türbreiten. Überprüfen Sie die Abmessungen des Lagerraums. Schätzen Sie die Kapazität der Transportwagen ein. Überlegen Sie, wie oft die Tische bewegt werden und wer dafür zuständig ist. Eine schlecht geplante Lagerlösung verlängert die Aufbauzeit, verursacht Engpässe und erhöht das Risiko von Beschädigungen.

Denn wenn Lagerung und Transport nicht funktionieren, zahlen Ihre Mitarbeiter jeden einzelnen Tag den Preis dafür.

Die Veranstaltung mag ein paar Stunden dauern. Sie beschäftigen sich jahrelang mit der Logistik.

Fehler #5: Die langfristige Wartung Ihres Klapptisches vernachlässigen

Ein Klapptisch nutzt sich mit der Zeit immer weiter ab.

Zunächst scheinen die Schäden geringfügig. Eine kleine Schramme hier, eine matte Stelle dort, ein Fleck, der sich nur schwer entfernen lässt. Doch nach jeder Veranstaltung verändern diese kleinen Mängel das Aussehen, die Reinigung und die Funktionalität des Tisches.

Ihre Mitarbeiter verbringen immer mehr Zeit mit dem Schrubben von Oberflächen. Beschädigte Tische werden unter Tischdecken versteckt. Was einst professionell aussah, wirkt schon lange abgenutzt, bevor der Tisch seine eigentliche Nutzungsdauer erreicht hat.

Sie kämpfen ständig gegen Kleinigkeiten an. Das Letzte, was Ihr Team braucht, sind Möbel, die noch mehr Probleme verursachen. Jeder Fleck, der sich nicht entfernen lässt, und jeder vorzeitige Austausch bedeuten eine weitere Aufgabe in einem ohnehin schon vollen Terminkalender.

Ein Klapptisch sollte nicht jedes Mal zusätzliche Arbeit verursachen, wenn er benutzt wird.

Langfristige Wartungsfreundlichkeit sollte vor dem Kauf berücksichtigt werden, nicht erst nach dem Auftreten von Problemen. Achten Sie auf stoßfeste Tischkanten, eine robuste Konstruktion und strapazierfähige Laminatoberflächen, die kratz-, flecken- und hitzebeständig sind. Wählen Sie Tische, die Ihr Team reinigen, desinfizieren, bewegen und wiederverwenden kann, ohne dass jede Oberfläche eine spezielle Pflege benötigt.

Die Garantieabdeckung zeigt auch, wie viel Vertrauen ein Hersteller in sein Produkt hat. So bietet MityLite für seine ABS-Klapptische beispielsweise eine branchenführende 15-jährige Garantie. In einer Kategorie, in der viele Garantien nur wenige Jahre gelten, spricht diese lange Abdeckung Bände über Langlebigkeit und Leistungsfähigkeit.

Der eigentliche Test besteht nicht darin, wie der Tisch am Liefertag aussieht, sondern darin, wie gut er sich nach jahrelangem Gebrauch bewährt, den niemand in der Broschüre erwähnt.

Wie man Klapptische in großen Mengen kauft, ohne die Entscheidung später zu bereuen

Wenn unsere Kunden Fragen zu Klapptischen stellen, fragen sie selten nach den Tischen selbst.

Sie fragen, wie lange der Aufbau dauert. Ob die Mitarbeiter die Tische sicher bewegen können. Wie viele in den Lagerraum passen. Welche Oberflächen am einfachsten zu reinigen sind. Ob die Tische auch in fünf oder zehn Jahren noch professionell aussehen werden.

Diese Fragen offenbaren etwas Wichtiges:

Wie Sie kaufen auch Facility Manager keine Klapptische. Sie wünschen sich weniger Aufwand, mehr Flexibilität, Langlebigkeit und absolute Sicherheit. Die richtigen Tische helfen Ihrem Team, schneller aufzubauen, sicherer zu arbeiten, Geräte effizienter zu lagern und Räume flexibel an die Anforderungen des nächsten Tages anzupassen. Die falschen Tische hingegen verursachen Probleme, mit denen Ihre Mitarbeiter täglich zu kämpfen haben.

Die besten Kaufentscheidungen berücksichtigen mehr als nur Preisschilder und Produktspezifikationen. Sie beziehen die Personen mit ein, die die Tische transportieren, die Lagerräume und die jahrelange Nutzung.

Morgen um 6:30 Uhr beginnt Ihr Team mit dem Aufbau. Sie könnten beispielsweise ein Tablett mit Muffins auf einem Klapptisch für Ihre Frühaufsteher bereitstellen. Dieser Tisch bietet mehr als nur ein Frühstück. Er ist fester Bestandteil jedes Auf- und Abbaus, jeder Veranstaltung, jeder Schulung, jedes Banketts und jeder Besprechung, die in Ihren Räumlichkeiten stattfindet. Er ist immer dabei.

Treffen Sie eine kluge Wahl, und Ihre Tische werden zu einer Sache weniger, über die Ihr Team nachdenken muss.

Für einen Facility Manager ist das vielleicht das größte Kompliment, das ein Möbelstück erhalten kann.

Treffen Sie den Autor

Chantelle Barlow

Content-Spezialist

Chantelle Barlow ist Content-Spezialistin mit einem Hintergrund in Anglistik und über sieben Jahren Erfahrung in den Bereichen Texten, kreatives Schreiben und Marketing. Sie hat für Kunden aus verschiedenen Branchen gearbeitet, von Luxusimmobilienanbietern bis hin zu Fitnessmarken, und ist Autorin beim Morgan James Verlag.