Um dos seus maiores pontos de venda como centro de convenções ou local de hospedagem pública é a sua capacidade de fazer grandes coisas acontecerem. Atualize seu plano de jogo com esta lista de verificação de planejamento de eventos para eventos corporativos, festas privadas e casamentos e grandes eventos de entretenimento.
Por que os centros de eventos precisam de uma lista de verificação
Acontece. Você planeja algo cuidadosamente e ainda assim esquece um item crucial – ou segue uma rotina bem ensaiada e ainda assim perde um passo. Todos nós já passamos por momentos em que a lei de Murphy parece nos colocar sob um ataque pessoal.
Erros e descuidos acontecem com todos. Uma lista de verificação abrangente pode adicionar uma enorme camada de segurança contra esses erros, especialmente quando os riscos são altos. Ele dá a você e à sua equipe de eventos uma imagem clara de cada etapa do processo de planejamento do evento, mostrando o que você já cuidou e o que ainda precisa ser feito, para que nada passe despercebido.
Ter um sistema viável e duplicável que forneça responsabilidade no cronograma ajudará a superar o estresse de sentir que o peso do mundo (ou o maior contrato de local que você já organizou) está sobre seus ombros.
Por onde começar
Ao começar a se preparar para o seu evento, aqui estão algumas etapas importantes que você precisará seguir.
1. Monte uma equipe
O sucesso de um evento corporativo depende de um planejamento cuidadoso e de um esforço coordenado da equipe. Certifique-se de ter um número suficiente de pessoas certas ao seu lado ao planejar qualquer evento.
2. Faça um plano e delegue
Identifique metas, objetivos e orçamento do evento. Em seguida, atribua responsabilidades aos membros da equipe do evento. Antes de delegar aos membros da equipe, você precisará dividir o projeto desde uma visão geral até tarefas individuais.
3. Aproveite a tecnologia disponível
Quando os grandes trabalhos estão sobre a mesa, um bloco de notas amarelo e uma agenda do OneNote simplesmente não vão resolver. Considere usar aplicativos de planejamento de eventos ou gerenciadores de tarefas como Cvent, Vivien, monday.com ou Tripleseat para trazer todos a bordo no mesmo espaço de fácil acesso.
4. Crie sua lista de verificação de planejamento de eventos personalizada
Você tem uma equipe e um objetivo. Agora é hora de trabalhar e fazer seu plano! MityLite® entende como o planejamento de eventos pode ser complicado e nós ajudamos você. A extensa lista de verificação de eventos abaixo pode ajudar a tornar qualquer evento um sucesso com um trabalho de fundo contínuo e direcionado.
Esta lista de verificação do evento pressupõe que sua equipe controla completamente o evento. Sinta-se à vontade para adaptá-lo ao seu local. Mesmo que algumas áreas não se apliquem a você, lembre-se de que é sempre uma boa ideia saber o que o locatário do local traz para a mesa e garantir que todos tenham clareza sobre suas responsabilidades.
Planejamento em estágio inicial (4–6+ meses à frente)
1. Reúna estimativas de custos
- Alimentos e bebidas
- Mobília
- Decorações
- Aluguel e compra de equipamentos
- Taxas de palestrante
- Viagens e hospedagem para hóspedes e funcionários
- Seguro
- Anúncio
- Segurança
- Ganhos e prêmios
2. Estabeleça a marca
- Crie ou modifique um site, software e aplicativos necessários
- Crie logotipos, slogans e outras diretrizes de marca
- Estabeleça um plano de lançamento e publicidade
3. Estabeleça contato com palestrantes, artistas e convidados especiais.
4. Estabeleça contato com patrocinadores e parceiros de apoio.
5. Atribua todas as tarefas e cronogramas:
- Certifique-se de que cada membro do comitê esteja ciente de suas funções e responsabilidades
6. Comece o registro antecipado:
- Reúna fornecedores e outros participantes conforme apropriado
- Ofereça registro antecipado para fornecedores/parceiros/grupos de interesses especiais
- Use este processo para avaliar e despertar o interesse público em conjunto com a publicidade
- Resolva bugs e finalize o processo de registro e taxas
7. Revise e finalize todos os contratos externos.
8. Finalize o orçamento.
Preparativos do estágio intermediário (2–4 meses à frente)
1. Atualizar a lista geral de tarefas do comitê e verificar os cronogramas.
2. Revise o orçamento.
3. Finalize palestrantes e convidados:
- Verifique as apresentações
- Obtenha biografias, fotos e materiais de mídia apropriados
- Planeje viagens e acomodações
- Verifique solicitações especiais ou requisitos de apresentação
4. Crie um script/programação de evento.
5. Organize a logística do evento:
- Estabeleça um menu e arranjos de serviço
- Verifique a quantidade e disponibilidade de equipamentos A/V
- Contrate serviços A/V adicionais – fotografia, videografia, DJ, iluminação, etc.
- Investigar as necessidades de fluxo de tráfego (tanto dentro do local como na estrada nas comunidades
- Crie sinalização e publicidade
- Revise as necessidades/planos de segurança
- Investigue a necessidade de quaisquer autorizações especiais, licenças, seguros, etc.
6. Abordar os requisitos de design do local:
- Projete áreas de eventos, planeje o uso do espaço e crie layouts e alocações de salas
- Calcule e avalie o mobiliário – você tem instalações industriais suficientes? tabelas, cadeiras, lençóis, estações de carregamento, divisórias de quartoe outros móveis apropriados para este evento?
- Estime o tempo de preparação e desmontagem necessário antes, durante e depois do evento – certifique-se de ter pessoal suficiente
- Avaliar os requisitos de acessibilidade (banheiros, acessibilidade para cadeiras de rodas, intérpretes, etc.)
7. Desenvolva peças publicitárias adicionais:
- Use respostas antecipadas à publicidade e ao registro para ajustar e iniciar a publicidade generalizada
- Crie convites, programas, pôsteres, ingressos e outros materiais impressos
- Crie kits de mídia
- Estender convites de mídia
- Comece campanhas de mídia social
- Encomendar brindes
Detalhes de finalização (1 semana a 2 meses antes do evento)
- Confirme todo o financiamento e uso do orçamento.
- Atualize a lista de tarefas específicas do comitê e confirme os cronogramas.
- Comece o registro geral.
- Programe lembretes sobre o evento para listas de e-mails e postagens em mídias sociais.
- Conduza confirmações finais com os apresentadores
- Execute uma campanha final de mídia.
Contagem regressiva da última semana
1. Revise todas as listas de tarefas e tarefas:
- Crie planos de backup para os piores cenários
2. Finalize o roteiro do evento:
- Faça um passeio completo pelo evento
- Finalizar a organização das salas e planos de assentos
- Teste todos os equipamentos A/V
- Avalie sua necessidade de cabos de extensão, filtros de linha ou adaptadores
- Anote todos os pontos de venda – que são necessários para o A/V do evento e que podem ser disponibilizados para participantes e apresentadores
3. Feche o registro:
- Verifique três vezes os registros finais
- Crie crachás
- Forneça números de registro finais para fornecedores, segurança, etc.
4. Coloque sinalização e materiais de mídia adicionais.
5. Confirme se diversos itens de escritório (canetas, papel, grampeador, materiais de registro, etc.) estão estocados e disponíveis para necessidades de última hora.
6. Confirme se todos os brindes, itens promocionais e outros materiais encomendados foram contabilizados e no local.
Configuração no local e gerenciamento de eventos
- Coloque todos os papéis e materiais essenciais em um local seguro e designado.
- Verifique com todas as equipes e líderes de equipe.
- Faça check-in com VIPs, palestrantes, etc.
- Estabeleça um “achado e perdido”.
Atividades pós-evento
1. Reserve um tempo para repassar o evento com sua equipe e avaliar seus esforços.
2. Atualize e avalie seu orçamento.
3. Envie notas/presentes de agradecimento para:
- Patrocinadores e doadores
- Voluntários
- Apresentadores
- meios de comunicação
- Serviços contratados como catering e segurança
4. Faça publicidade:
- Crie um kit de mídia de acompanhamento
- Envie e-mails e faça postagens nas redes sociais com destaques do evento
- Atualize o site e feche qualquer software específico do evento
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