Consejos de la industria para eventos exitosos

Por qué es importante el diseño de la habitación

El diseño y la configuración de una sala tienen un profundo impacto en el éxito de un evento. Cuando las personas se sienten cómodas, es más probable que se diviertan, se queden más tiempo y regresen para eventos futuros. Dos formas de mejorar la comodidad en cualquier evento es seleccionar primero los muebles adecuados y luego organizarlos de la manera más efectiva para cada tipo de reunión.

A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo organizar eficazmente una sala para dos de los tipos de eventos más populares: banquetes y paneles de discusión.

Banquetes y Cenas

Esta es una disposición de sala típica para banquetes y cenas celebradas en iglesias y centros comunitarios. Aunque esta es una configuración bastante común, no proporciona el mejor uso del espacio ni ofrece la mejor experiencia a los huéspedes. La disposición de la mesa solo permite a los invitados hablar con aquellos que están sentados directamente frente a ellos o junto a ellos. Además, es difícil para los invitados hablar con los que están sentados en otras mesas porque deben caminar hasta un extremo de la mesa antes de cruzar a otra mesa.

¿Alguna vez has asistido a cenas con esta configuración de sala? ¿Recuerda que era ruidoso y difícil escuchar a la persona sentada frente a usted? Esto se debe a que todos miran en una de dos direcciones, por lo que la conversación no se dispersa por toda la sala. Finalmente, esta ubicación de las mesas del banquete resulta increíblemente difícil para aquellos que están al fondo de la sala y deben caminar un largo camino para llegar a la comida.

Una disposición de la sala más práctica utiliza mesas redondas espaciadas por toda la sala. De esta manera, los invitados pueden hablar con todos en su mesa (hasta 10 personas) en lugar de solo con los pocos que están sentados al alcance del oído. Esta disposición también facilita la interacción con los invitados en otras mesas.

En este diseño, las mesas del banquete son ahora más accesibles, especialmente cuando la comida se coloca contra una pared central en lugar de en un extremo.

Finalmente, la sala será mucho menos ruidosa y la conversación durante la cena será más fácil con las personas mirando en diferentes direcciones; dispersando el sonido por toda la habitación.

¿Sabías?

Las mesas redondas suelen tener capacidad para el mismo número de personas que las mesas rectangulares. Una mesa redonda de 72 ″ tiene capacidad para 10 personas, al igual que una mesa rectangular de 30 ″ x 72 ″.

Paneles de discusión

Al organizar un panel, es fundamental que los oradores puedan dirigirse entre sí sin dejar de ser visibles para la audiencia. Muchas organizaciones organizan paneles de discusión con los oradores sentados en línea recta frente a la audiencia. La mayoría de los panelistas pasarán la discusión girados hacia un lado o hacia el otro en lugar de mirar a la audiencia porque esta alineación les dificulta verse y escucharse unos a otros. Además, el moderador debe sentarse en un extremo o en el otro, lo que le dificulta ver a todos los panelistas.

Coloque tres mesas en forma de U para que los panelistas puedan hablar directamente entre sí y aún ser visibles para la audiencia. Esta configuración también ayuda a que los oradores se sientan cómodos: sentirán que están conversando o reuniéndose entre ellos en lugar de estar siendo exhibidos. Los participantes pueden ver mejor al moderador y éste puede caminar libremente alrededor de las mesas, pararse a un lado o incluso pararse en el medio de las mesas.

Tener los muebles adecuados y un diseño eficaz puede aumentar la funcionalidad y la sensación de cualquier espacio en el que se encuentre. ¡Seguir estos sencillos consejos le ayudará a mejorar la asistencia y hacer que sus eventos sean más exitosos que nunca!